Der Stadt Gersthofen hat zur Kommunikation den elektronischen Zugang nach Art. 3a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG) eröffnet. Zugänge im Sinne dieser Zugangseröffnung sind die der Stadt Gersthofen publizierten E-Mail-Adressen. Die Stadt Gersthofen eröffnet diesen Zugang für Bürger und Unternehmen nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen. Grundsätzlich ist zwischen formfreien und formgebundenen Schreiben zu unterscheiden.
Formfreie Schreiben
Für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten im formfreien Schriftverkehr z. B. Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig.
E-Mails können Sie direkt an die Ihnen bekannte Sachbearbeiterin/den Ihnen bekannten Sachbearbeiter oder an die zuständige Dienststelle richten.
Formgebundene Schreiben
Für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten im formgebundenen Schriftverkehr, die eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein. Diese Dokumente richten Sie bitte an die Ihnen bekannte Sachbearbeiterin / den Ihnen bekannten Sachbearbeiter oder an die zuständige Dienststelle. Ihre Identifikation über die qualifizierte elektronische Signatur wird geprüft.
Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellnachweis erfordert, ist dies auf elektronischem Weg derzeit nicht möglich. Bitte beachten Sie, dass es in einigen Fällen erforderlich ist, persönlich zu erscheinen oder die elektronische Form gesetzlich ausgeschlossen ist. Auch in diesen Fällen ist eine elektronische Abwicklung nicht möglich.
Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation
1. Die Stadt Gersthofen nimmt E-Mails in den Formaten „Text” und „HTML” an.
1.1. Bei E-Mail-Anhängen werden folgende Dateiformate nicht entgegengenommen: ‘xls’ or ‘doc’ or ‘7z’ or ‘zip’ or ‘xlsm’ or ‘exe’ or ‘docm’ or ‘rar’ or ‘html’ or ‘js’
1.2. E-Mail-Anhänge werden bei formgebundenen Schreiben nur im Dateiformat (*.pdf) entgegengenommen und nur wenn die qualifizierte elektronische Signatur in das PDF-Dokument integriert ist (PDF-inline).
Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden. Nicht lesbare Dateiformate werden an die Absenderadresse zurückgeschickt.
2. Wir bitten darum, E-Mails nur bis zu einer Gesamtgröße von 30 Megabyte zu senden.
3. Die Stadt Gersthofen akzeptiert qualifizierte elektronische Signaturen und Siegel, die auf einem qualifizierten Zertifikat eines EU-Mitgliedsstaates beruhen (Art. 25 Abs. 3 EU-VO Nr. 910/2014 – eIDAS).
4. Es besteht die Möglichkeit, mittels eines Kontaktformulars aus unserem Internetauftritt, uns eine Nachricht zu übermitteln. Wir weisen darauf hin, dass auch bei Verwendung von elektronischen Signaturen keine Verschlüsselung der übertragenen Inhalte erfolgt.
5. Die Stadt Gersthofen bietet Online-Services im Internet an, bei denen die Vertraulichkeit durch Verschlüsselung gesichert ist. Bitte verwenden Sie diese bevorzugt.
6. Die Stadt Gersthofen verwendet eine Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter). Durch den Spam-Filter können Ihre E-Mails auch ohne Hinweis abgewiesen werden, wenn diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an Ihre/n zuständige/n Sachbearbeiter/in.
7. Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht. Es kann vorkommen, dass Inhalte unvollständig und verzögert ankommen. Überprüfen Sie also, ob für Ihre Zwecke das E-Mail tatsächlich die geeignete Versandart ist.