Catering Stadthalle Gersthofen
Die kreisangehörige Stadt Gersthofen (23.427 Einwohner) beabsichtigt, zum 01.08.2026 das Catering für die Stadthalle Gersthofen neu zu vergeben. Die Stadthalle Gersthofen ist ein Veranstaltungshaus mit einer maximalen Kapazität von 913 Plätzen. Im Jahr finden ca. 180 Veranstaltungen mit durchschnittlich 80.000 Besuchern statt.
Die Stadt Gersthofen plant, an den ausgewählten Caterer die für den Cateringbetrieb in der Stadthalle Gersthofen vorgesehenen Räume und Flächen zu verpachten. Zum Pachtobjekt gehört auch das Inventar der Küche. Die Stadthalle enthält eine neue funktionsfähige, komplett ausgestattete Küche mit Neben- und Sozialräumen. Personal wird dabei nicht gestellt. Geschirr, Besteck und Einrichtungsgegenstände der Küche und des Speisesaals stehen zur Verfügung. Der Caterer ist zur Bewirtschaftung der Stadthalle mit Eingangs- und Hauptfoyer sowie der Konferenzräume sowie zur Pausenbewirtschaftung und zum Esswarenverkauf in den Foyers bei Veranstaltungen ohne Bewirtschaftung berechtigt und verpflichtet. In der Stadthalle Gersthofen gibt es jährlich ca. 180 Eigen- und Fremdveranstaltungen mit einem Volumen von ca. 80.000 Gästen. Die Pflicht bezieht sich auch auf das Crew-Catering im Back-Stage-Bereich. Die Vermietung der Säle, des Foyers und der übrigen Konferenz – und sonstigen Räume obliegt der Stadt Gersthofen.
Die Bewirtschaftung der Stadthalle soll sich jeweils am Charakter der Veranstaltung (es gibt Eigen- und Fremdveranstaltungen der Stadt Gersthofen) orientieren. Das Angebotsprofil reicht von der Pausenbewirtschaftung über das klassische Buffet, Flying Buffet, Fingerfood bis hin zum Mehr-Gänge-Menü. Dem Caterer ist es gestattet, die Stadthallenküche für das gewerbliche Catering zu nutzen.
Das Hallenmanagement erfolgt durch städtische Mitarbeiter. Eine enge Abstimmung zwischen der Stadt und dem Pächter ist unverzichtbar.
| Objektanschrift: | Rathausplatz 2, 86368 Gersthofen; die Stadthalle befindet sich im Zentrum von Gersthofen in unmittelbarer Nähe zum Rathaus. | |
| Vertragsinhalt: | Überlassung des Gastronomiebereichs samt Inventar der Küche in der Stadthalle durch die Stadt Gersthofen; Pflicht und Recht des Caterers auf Exklusiv- Bewirtschaftung von Fremdveranstaltungen und Eigenveranstaltungen der Stadt Gersthofen, Möglichkeit für externes Catering | |
| Betreibermodell: | Direktverpachtung bzw. Verpachtung an eine Brauerei mit Unterverpachtung | |
| Pacht: | Mindestpacht, Umsatzbeteiligung, (mindestens 7% Umsatzpacht für internes Catering, 6% Umsatzpacht für Speisen bei externem Catering) sowie verbrauchsabhängige Betriebskosten des Gastronomiebereichs | |
| Pachtbeginn: | 01.08.2026 | |
| Pachtdauer: | 5 Jahre | |
| Kriterien für die Bewerbung: | Siehe Anlage | |
| Kaution/Bürgschaft: | 10.000 € | |
| Investitionen Pächter: | Wertersatz Kleininventar und Kleingeräte für Küche | |
| Bewerbungsfrist: | Abgabe Interessenbekundung inklusive Referenzen bis 28.Juli 2025 Abgabe Bewerbung inklusive Konzept bis 22. September 2025 | |
| Post-Adresse: | Stadt Gersthofen, Rathausplatz 1, 86368 Gersthofen | |
| Email-Adresse: | vergabe@gersthofen.de |
Ausschreibungsablauf
Interessensbekundung
Interessierte Bewerber melden sich schriftlich (gerne auch per E-Mail an vergabe@gersthofen.de) bei der Stadt Gersthofen mit Angabe von einschlägigen Referenzen zur Bewertung der Eignung für den Cateringbetrieb der Stadthalle. Darin sollte dargestellt werden, welche Erfahrung der Bewerber mitbringt, um auf die neue Aufgabe vorbereitet zu sein. Umfassende Nachweise der Eignung (Fachkunde, Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit) werden erwartet, weswegen ein Führungszeugnis und ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister vorzulegen sind. Wünschenswert wären Fotos, Nachweise und Aussagen zu den bisherigen Tätigkeitsorten.
Auswahlverfahren
Wird nach Vorlage der Referenzen der Bewerber als geeignet erachtet, nimmt er am weiteren Auswahlverfahren teil. Nach Aufforderung durch die Stadt wird die Vorlage von aussagekräftigen schriftlichen Konzepten für den Cateringbetrieb sowie ein Angebot für eine Umsatzbeteiligung (Umsatzpacht) erwartet. Die Stadt wird den ausgewählten Bewerbern Grundrisse der Stadthalle und bei Bedarf ein Inventarverzeichnis zur Verfügung stellen. Auf Wunsch kann auch ein Besichtigungstermin vereinbart werden. In den Konzepten sollten u. a. Aussagen entsprechend den Bewertungskriterien getroffen werden über:
- Geschäftskonzept (Finanzierungskonzept, Gesellschaftsform, Direkt- oder Unterverpachtung) Kriterium 1
- die gastronomische Ausrichtung (Zielgruppenorientierung) des Cateringbetriebs (Bewirtungskonzept) Kriterium 2
- Art und Weise der Bewirtschaftung (Nutzungskonzept für das neue Foyer, Angebotsprofil der Bewirtung, Ortsübliche Preise der Speisen und Getränke in Abstimmung mit dem Hallenmanagement) und die Organisation des Cateringbetriebs, insbesondere des Einsatzes von Personal (Nutzungskonzept) Kriterium 3
- Nachhaltigkeit des Cateringbetriebs Kriterium 4
- Qualitätssicherung und Hygienekonzept Kriterium 5
- Umsatzbeteiligung Kriterium 6
Formell gibt es folgende Anforderungen an die Bewerbungsmappe:
Konzepte zu allen 6 Unterkriterien als pdf (insgesamt 6 pdfs)
- Schriftform Arial
- Schriftgröße 11
Ausschreibungsverlauf
Juli 2025 Veröffentlichung im Amtsblatt, Zeitung und Homepage
bis 28.07.2025 Nachweis von Referenzen im Rahmen der Interessenbekundung
22.09.2025 Frist für die Abgabe der Angebote inklusive Konzepts
Anfang Oktober 2025 Auswahlgespräche in der Stadtverwaltung und Erarbeitung eines Vorschlags für Bewerber, die dann dem Stadtrat vorgestellt werden
26.11.2025 Entscheidung im Stadtrat
Kontakt: Rückfragen werden beantwortet von:
Frau Voß, Kulturamt:
0821/2491-523, E-Mail: kulturamt@gersthofen.de
STADT GERSTHOFEN
Gersthofen, 03.07.2025
Michael Wörle
Erster Bürgermeister